Policies

CANCELLATION & RESCHEDULING POLICY

1. Respect for Providers & Clients

I understand that Embrace Beauty Med Spa values and respects the time of both our providers and our clients. Appointment times are reserved specifically for me, and late changes impact the schedule and care of others.

2. 24‑Hour Notice Requirement

I agree to reschedule or cancel my appointment at least 24 hours in advance. I understand that failure to provide 24‑hour notice will result in a $50 late  cancellation/reschedule fee.

3. No‑Show & Late Cancellation Fee

I understand that:

A no‑show,

A cancellation within 24 hours, or

A reschedule within 24 hours

will all be considered late cancellations and will  incur a $50 fee.

4. Emergencies

I understand that in the event of an emergency, I must contact Embrace Beauty Med Spa directly for consideration.

5. Card on File Authorization

I authorize Embrace Beauty Med Spa to securely  store my card on file. I understand that:

My card will not be charged at this time,

It may be charged only if I violate the cancellation/rescheduling policy, or

It may be used for future purchases with my  consent.

6. Confirmation of Understanding

By signing below, I confirm that:

I have read and understand this policy

I agree to all terms listed above

I understand the $50 fee is enforceable for late  cancellations, late reschedules, or no‑shows

I acknowledge the importance of respecting the time of Embrace Beauty Med Spa providers and  clients

REFUND POLICY & PACKAGE POLICY

REFUND POLICY

All sales are final and non-refundable.

No cash, debit, credit, Zelle, Cherry, CareCredit, or Affirm refunds will be issued for services that have already been rendered or unused packages.

Refunds are not available for: completed treatments; partially used packages; opened or unopened retail products; promotional or discounted services;  gift cards; or unused Beauty Bank funds.

No refunds or changes to existing packages will be issued. A client who purchases a package with a specific treatment or treatments may not swap,  substitute, or exchange any treatment  within the package for another treatment of lesser, equal, or greater value. All package contents are  final at the time of purchase.

All disputes must be submitted in writing within 14 days of the service date.

Medical Exemptions: If a physician licensed in the United States of America provides written  documentation that a client is medically unable to continue treatment, a spa credit (not a cash, debit, credit, Zelle, Cherry, CareCredit, or Affirm refund) may be issued at management's sole discretion.  Embrace Beauty Med Spa reserves the right to  verify the submitted medical note directly with the physician's office prior to any determination.  Documentation from foreign-licensed physicians will not be accepted.

Gift cards and gift certificates are non-refundable under all circumstances.

Package Transfers: Packages may be transferred to another individual chosen by the original purchaser, subject to management approval in writing.  The following conditions must be met: 

The original purchaser must sign a consent of transfer, forfeiting all rights to the stated treatment package.

The receiving individual must sign a transfer of package agreement acknowledging acceptance of all  remaining terms and conditions.

The receiving individual must complete a full medical intake form, receive a good faith examination,  and be medically cleared for the specific treatment included in the package prior to use.

Embrace Beauty Med Spa reserves the right to deny a transfer if the receiving individual does not meet the medical requirements for the stated treatment. In the event a transfer is denied, the  original purchaser retains the right to use the package within the original 12 month period from the  date of purchase.  Should the original purchaser choose not to use the package within the allotted time, the standard  refund policy applies and no refunds of any kind  will be issued per Embrace Beauty Med Spa's Refund Policy.

PACKAGE POLICY

All package purchases are non-refundable once initiated.

Packages are valid for 12 months from the date of purchase. Sessions not used within this period will expire with no credit, refund, or rollover.

Package upgrades are available at any time. Downgrades are not permitted once initiated.

Package Transfers: Packages are non-transferable between individuals unless approved by management in writing. In the event  management approves a package transfer to  another individual chosen by the original  purchaser, the following conditions  must be met: 

The original purchaser must sign a consent of transfer, forfeiting all rights to the stated treatment  package.

The receiving individual must sign a transfer of package agreement acknowledging acceptance of all  remaining terms and conditions.

The receiving individual must complete a full medical intake form, receive a good faith examination, and be medically cleared for the specific treatment  included in the package prior to use.

Embrace Beauty Med Spa reserves the right to deny a transfer if the receiving individual does not meet the medical requirements for the stated  treatment. In the event a transfer is denied, the  original purchaser retains the right to use the  package within the original 12-month period from the date of purchase. Should  the original purchaser choose not to use the  package within the allotted time, the standard  refund policy applies and no refunds of any kind  will be issued per Embrace Beauty Med Spa's  Refund Policy.

Medical Hold Exception: If a physician licensed in the United States of America provides written  documentation that a client is medically unable to continue treatment, the package expiration may  be placed on hold at management's sole discretion.Documentation from foreign-licensed physicians  will not be accepted.  Embrace Beauty Med Spa reserves the right to  verify the submitted medical note directly with thephysician's office prior to any determination.

Grace Period: Management may grant a  one-time 30 day extension for packages expiring  due to documented extenuating circumstances.  This extension is not guaranteed and is issued at  management's sole discretion.

VOLUNTARY CONSENT FOR TREATMENT

1. Voluntary Consent for Treatment

I acknowledge that I am voluntarily choosing to receive aesthetic treatment(s) at Embrace Beauty Med Spa. I understand these treatments are elective, cosmetic, and non‑medical in nature.

2. No Guarantee of Results

I understand that aesthetic treatments have variable outcomes, and results differ from person to  person. I acknowledge that no specific result has been promised or guaranteed to me.

3. Refund Policy

I understand that lack of visible or desired results does not qualify for a refund. 

4. Risks, Side Effects, and Complications

I understand that all aesthetic treatments carry  potential risks, including but not limited to: redness, swelling, bruising, discomfort, pigmentation  changes, scarring, infection, or dissatisfaction with cosmetic outcome.

Claims of Injury or Harm:

If I allege any injury or harm resulting from  treatment, I agree to provide objective medical  documentation from a licensed physician who is physically practicing within the United States of America to substantiate the claim. Documentation from physicians licensed or practicing outside of the United States will not be accepted. Embrace Beauty Med Spa reserves the right to verify the authenticity of all submitted medical  documentation directly with the issuing medical  office.

Upon submission of such a claim, I understand and agree that all further communication regarding  the matter will be conducted exclusively through Embrace Beauty Med Spa’s legal counsel.

5. Responsibility to Follow Pre‑Care and Post‑Care Instructions

I agree to follow all instructions provided to me before and after treatment. I understand that failure to follow instructions may negatively affect my  results and increase the risk of complications.

6. Photography & Documentation

I consent to clinical photography for documentation of treatment progress. Photos will remain  confidential unless I provide written permission  for release.

7. Acknowledgment of Understanding

By signing below, I confirm that:

    • I have had the opportunity to ask  questions

    • All questions were answered to  my satisfaction

    • I understand the nature of the  treatment, risks, and limitations

    • I am choosing to proceed voluntarily

    • I understand that dissatisfaction with  cosmetic outcome does not  constitute medical harm

8. Limitation of Liability

I understand that Embrace Beauty Med Spa and its providers perform treatments according to  industry standards. I acknowledge that:

    • Cosmetic outcomes are subjective

    • Dissatisfaction alone does not indicate negligence

    • Any legal claim must be supported by  verifiable medical evidence

I understand that this consent form is designed to clearly document my voluntary participation, understanding of risks, and acknowledgment of limitations.

Politicas en Espanol

Consentimiento de Política de Cancelación y Reprogramación

1. Respeto por el Tiempo de Nuestros Proveedores y Clientes

Entiendo que Embrace Beauty Med Spa valora y respeta el tiempo de nuestros proveedores y clientes. Los horarios de citas se reservan  específicamente para mí, y los cambios tardíos afectan la agenda y la atención de otros clientes.

2. Requisito de Aviso con 24 Horas de Anticipación

Acepto cancelar o reprogramar mi cita con al menos 24 horas de anticipación.Entiendo que si no proporciono este aviso, se aplicará un cargo de $50 por cancelación o reprogramación tardía.

3. Cargo por No Presentarse o Cancelación Tardía

Entiendo que:

No presentarme a la cita,

Cancelar dentro de las 24 horas, o

Reprogramar dentro de las 24 horas

se considerará una cancelación tardía y  resultará en un cargo de $50.

4. Emergencias

Entiendo que, en caso de una emergencia,  debo contactar directamente a Embrace Beauty Med Spa para consideración especial.

5. Autorización para Guardar mi Tarjeta en Archivo

Autorizo a Embrace Beauty Med Spa a  guardar mi tarjeta de manera segura en  archivo.Entiendo que:

Mi tarjeta no será cargada en este momento,

Puede ser cargada solo si incumplo la  política de cancelación/reprogramación, o

Puede ser utilizada para compras futuras  con mi autorización.

6. Confirmación de Comprensión

Al firmar a continuación, confirmo que:

He leído y entiendo esta política

Acepto todos los términos mencionados

Entiendo que el cargo de $50 se aplica por  cancelaciones tardías, reprogramaciones  tardías o no presentarse

Reconozco la importancia de respetar el  tiempo de los proveedores y clientes de  Embrace Beauty Med Spa

POLÍTICA DE REEMBOLSOS Y PAQUETES

POLÍTICA DE REEMBOLSOS

  1. Todas las ventas son definitivas y no  reembolsables.

  2. No se realizarán reembolsos en efectivo, débito, crédito, Zelle, Cherry,  CareCredit ni Affirm por servicios ya prestados o paquetes no utilizados.

  3. Los reembolsos no están disponibles  para: tratamientos completados;  paquetes utilizados parcialmente;  productos abiertos o sin abrir;  servicios promocionales o con  descuento; tarjetas de regalo; o fondos no utilizados del Beauty Bank.

  4. No se emitirán reembolsos ni cambios a paquetes existentes. Un cliente que  adquiera un paquete con un tratamiento o tratamientos específicos no podrá  intercambiar, sustituir ni canjear ningún tratamiento del paquete por otro  de menor, igual o mayor valor.  El contenido de todos los  paquetes es definitivo al momento de la compra.

  5. Todas las disputas deben presentarse por escrito dentro de los 14 días posteriores a la fecha del servicio.

  6. Exenciones médicas: Si un médico con  licencia en los Estados Unidos de  América proporciona documentación  escrita de que un cliente no puede  continuar el tratamiento, podrá  emitirse un crédito del spa (no un  reembolso en efectivo, débito, crédito, Zelle, Cherry, CareCredit ni Affirm) a  discreción exclusiva de la gerencia.  Embrace Beauty Med Spa se reserva el derecho de verificar la nota médica  directamente con el consultorio  del médico antes de tomar cualquier  determinación. No se aceptará  documentación de médicos con  licencia extranjera.

  7. Las tarjetas y certificados de regalo no son reembolsables bajo ninguna  circunstancia.

Transferencia de paquetes: Los paquetes  pueden transferirse a otra persona elegida por el comprador original, sujeto a la  aprobación de la gerencia  por escrito. Deberán cumplirse las  siguientes condiciones: 

El comprador original deberá firmar un  consentimiento de transferencia,  renunciando a todos los derechos sobre el  paquete de tratamiento indicado.

La persona receptora deberá firmar un  acuerdo de transferencia de paquete,  reconociendo la aceptación de todos los  términos y condiciones  restantes.

La persona receptora deberá completar un  formulario completo de admisión médica,  recibir un examen de buena fe y ser  aprobada médicamente para el tratamiento  específico incluido en el paquete antes de  su uso.

Embrace Beauty Med Spa se reserva el derecho de denegar una transferencia si la persona receptora no cumple con los requisitos  médicos para el tratamiento indicado. En caso de que se deniegue la transferencia, el  comprador original conserva el derecho de  utilizar el paquete dentro del período  original de 12 meses a partir de la fecha de  compra. Si el comprador original decide no  utilizar el paquete dentro del tiempo  asignado, se aplicará la política de  reembolso estándar y no se emitirán  reembolsos de ningún tipo conforme a la  Política de Reembolsos de Embrace Beauty Med Spa.

POLÍTICA DE PAQUETES

Todas las compras de paquetes son no  reembolsables una vez iniciados.

Los paquetes son válidos por 12 meses a  partir de la fecha de compra. Las sesiones no utilizadas dentro de este período vencerán  sin crédito,  reembolso ni prórroga.

Las mejoras de paquete están disponibles en cualquier momento. No se permiten degradaciones una vez iniciado.

Transferencia de paquetes: Los paquetes son intransferibles entre personas, a menos  que la gerencia lo apruebe por escrito. En  caso de que la  gerencia apruebe la transferencia de un  paquete a otra persona elegida por el comprador original, deberán cumplirse las  siguientes condiciones: 

El comprador original deberá firmar un consentimiento de transferencia,  renunciando a todos los derechos sobre el  paquete de tratamiento indicado.

La persona receptora deberá firmar un  acuerdo de transferencia de paquete,  reconociendo la aceptación de todos los  términos y condiciones  restantes.

La persona receptora deberá completar un  formulario completo de admisión médica,  recibir un examen de buena fe y ser  aprobada médicamente para el tratamiento  específico incluido en el paquete antes de  su uso.

Embrace Beauty Med Spa se reserva el  derecho de denegar una transferencia si la  persona receptora no cumple con los  requisitos médicos para el tratamiento  indicado. En caso de que se deniegue la  transferencia, el comprador original  conserva el derecho de utilizar el paquete  dentro del período original de 12 meses a partir de la fecha de compra. Si el comprador original decide no utilizar el paquete  dentro del tiempo asignado, se aplicará la  política de reembolso estándar y no se  emitirán reembolsos de ningún tipo  conforme a la Política de Reembolsos de  Embrace Beauty Med Spa.

Excepción médica: Si un médico con licencia en los Estados Unidos de América  proporciona documentación escrita de que  un cliente no puede continuar el tratamiento, el vencimiento del paquete podrá suspenderse a discreción exclusiva de la gerencia. No se aceptará documentación de médicos con  licencia extranjera. Embrace Beauty Med Spa se reserva el derecho de verificar la nota  médica directamente con el consultorio del médico antes  de tomar cualquier determinación.

Período de gracia: La gerencia podrá  otorgar una prórroga única de 30 días para  paquetes que vencen debido a circunstancias extraordinarias documentadas. Esta  prórroga no está garantizada y se emite a  discreción exclusiva de la gerencia.

 

Consentimiento Voluntario para Tratamiento

1. Consentimiento Voluntario para el Tratamiento

Reconozco que estoy eligiendo voluntariamente recibir tratamiento(s) estético(s) en  Embrace Beauty Med Spa. Entiendo que  estos tratamientos son  electivos, cosméticos y de naturaleza no  médica.

2. No Garantía de Resultados

Entiendo que los tratamientos estéticos  tienen resultados variables y que estos  difieren de persona a persona. Reconozco  que no se me ha  prometido ni garantizado ningún resultado  específico.

3. Política de Reembolsos

Entiendo que la falta de resultados visibles  o deseados no califica para un reembolso.

4. Riesgos, Efectos Secundarios y Complicaciones

Entiendo que todos los tratamientos estéticos conllevan riesgos potenciales, incluyendo,  entre otros: enrojecimiento, hinchazón,  moretones, molestia, cambios en la  pigmentación, cicatrices, infección o  insatisfacción con el resultado cosmético.

Reclamaciones de Lesiones o Daños

Si alego alguna lesión o daño resultante del  tratamiento, acepto proporcionar  documentación médica objetiva de un  médico con licencia que ejerza físicamente dentro de los Estados Unidos de América  para sustentar dicha reclamación. No se  aceptará documentación de médicos con  licencia o práctica fuera  de los Estados Unidos.

Embrace Beauty Med Spa se reserva el  derecho de verificar la autenticidad de toda documentación médica presentada directamente con el consultorio médico que la  emitió.

Tras la presentación de dicha reclamación,  entiendo y acepto que toda comunicación  posterior relacionada con el asunto se llevará a cabo exclusivamente a través del  asesor legal de Embrace Beauty Med Spa.

5. Responsabilidad de Seguir las  Instrucciones de Pre y Post Tratamiento

Acepto seguir todas las instrucciones  proporcionadas antes y después del  tratamiento. Entiendo que no seguir dichas  instrucciones puede afectar  negativamente mis resultados y aumentar el riesgo de complicaciones.

6. Fotografía y Documentación

Consiento la toma de fotografías clínicas para documentar el progreso del tratamiento.  Las fotografías permanecerán confidenciales a menos que  proporcione permiso escrito para su  divulgación.

7. Reconocimiento de Comprensión

Al firmar a continuación, confirmo que:  •  He tenido la oportunidad de hacer preguntas • Todas mis preguntas fueron respondidas  satisfactoriamente • Entiendo la naturaleza  del tratamiento, sus riesgos y limitaciones  • Estoy eligiendo proceder voluntariamente  • Entiendo que la insatisfacción con  el resultado cosmético no constituye daño  médico

8. Limitación de Responsabilidad

Entiendo que Embrace Beauty Med Spa y sus proveedores realizan los tratamientos conforme a los estándares de la industria.  Reconozco que: • Los resultados cosméticos son subjetivos • La insatisfacción por sí sola no indica negligencia • Cualquier  reclamación legal debe estar respaldada  por evidencia médica verificable

Entiendo que este formulario de  consentimiento está diseñado para  documentar claramente mi participación  voluntaria, mi comprensión de los riesgos y mi reconocimiento de las limitaciones.